Sistema di Protocollo Informatico e Gestione Documentale

Dematerializzazione dei documenti cartacei, velocità di ricerca delle informazioni, flessibilità di gestione, processi rapidi, sicuri e integrati, minori costi di gestione, maggiore efficienza e migliori servizi ai cittadini, sono alcuni dei significativi vantaggi ottenuti dagli Enti aderenti al Sistema di Protocollo Informatico e Gestione Documentale di Informatica Trentina.

Il Progetto P.I.Tre. (Protocollo Informatico Trentino) è stato promosso dalla Provincia in collaborazione con altri attori del territorio (Università degli Studi di Trento, Azienda Provinciale per i Servizi Sanitari e Consorzio dei Comuni Trentini) con un duplice obiettivo: rispettare le disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa (D.P.R. 445/2000) e rendere disponibile a tutti gli enti dell’amministrazione pubblica provinciale uno strumento semplice di protocollo informatico e gestione elettronica delle pratiche amministrative.

P.I.TRE. si può quindi definire un sistema di Protocollo Informatico Federato e di Gestione Documentale che oltre alla protocollazione consente la fascicolazione, classificazione e gestione efficace dei documenti a livello elettronico, identificando in modo univoco ciascuno di essi e permettendo di verificarne in qualsiasi momento lo stato, nonché l’iter della pratica ad esso collegata.

Il sistema P.I.Tre. è integrato con i sistemi di firma digitale, la posta elettronica certificata (PEC), il portale dell’albo telematico e con il portale dei servizi al cittadino, per favorire sempre più il dialogo telematico tra cittadino, categorie imprenditoriali e pubblica amministrazione.

Il sistema P.I.Tre. è caratterizzato da una elevata complessità derivante dall’assecondare esigenze differenti sia tecnologiche che organizzative degli Enti pubblici: dai piccoli Comuni con pochi utenti a grandi strutture come la Provincia, l’Università e l’Azienda Sanitaria con migliaia di utilizzatori; e dallo spettro di funzionalità offerte dai tipici aspetti di back-end (protocollo, gestione documentale, gestione dei fascicoli), a quelli di front-end (PEC, portali, integrazione con sistemi informativi) a quelli di collaborazione (Rubrica Comune, sistema di interoperabilità) spaziando su scenari tecnologici in evoluzione (postazioni virtuali, dispositivi mobile, smartphone). Nonostante questa complessità e varietà organizzativa e tecnologica, il sistema P.I.Tre. è diventato il sistema federato della P.A. Trentina, grazie a diversi fattori abilitanti che si possono riassumere in:

  • una infrastruttura a larga banda (fibre ottiche e rete wireless) in tutto il territorio provinciale promossa dalla Provincia per gli Enti Pubblici (750 siti e 1.600 access point);
  • un gruppo di progetto multi-Ente e multi-disciplinare che ha curato e sviluppato sia gli aspetti tecnologici che quelli normative ed organizzativi;
  • la messa a disposizione di strumenti archivistici ed organizzativi per gli Enti (Manuale di gestione, titolario di classificazione per i Comuni, le Comunità di Valle, le scuole, ecc.);
  • la sicurezza informatica e l’infrastruttura di Data Center garantita dal Centro Servizi Territoriali di Informatica Trentina.

Il sistema P.I.Tre ha consentito la realizzazione di un’unica infrastruttura federata per tutte le Pubbliche Amministrazioni del Trentino che, grazie alle funzionalità di gestione documentale, ai servizi di firma digitale e PEC, si integra con i vari sottosistemi informativi, dai servizi del Mandato Informatico e della Liquidazione Informatica alla Fatturazione Elettronica; dal Sistema di conservazione a norma alla Modulistica Interattiva sino al Portale dei servizi al cittadino.

Da segnalare inoltre, la semplificazione e potenziamento del sistema informativo documentale P.I.Tre. attraverso l’attivazione della funzionalità di accesso al sistema con tecnologie mobile (smartphone, tablet) e non più solo dall’abituale postazione di lavoro.

E infine, lo studio e l’analisi per l’introduzione di una nuova funzionalità di Area Firma, attraverso la quale sarà possibile apporre firme elettroniche e digitali sui documenti gestiti da P.I.Tre.. Questo intervento consentirà la semplificazione della gestione dei processi di firma dei documenti P.I.Tre. da parte dei direttori/dirigenti e l’implementazione di un flusso che consenta di gestire in modo agevole il processo di firma digitale di documenti da parte dei ruoli apicali delle Strutture presenti in organigramma P.I.Tre..

A conferma della rilevanza ed importanza della soluzione implementata, nel corso dell’estate 2014 si è concretizzata un’iniziativa di grande rilievo per la Pubblica Amministrazione trentina. L’applicativo P.I.Tre. (Protocollo Informatico Federato Trentino) è stato selezionato dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) come miglior strumento informatico in ambito di protocollo informatico e gestione documentale ed inserito ufficialmente nel Catalogo nazionale programmi riutilizzabili (URL http://www.agid.gov.it/catalogo-nazionale-programmi-riusabili).

Il progetto P.I.Tre è diventato quindi un bene comune della Pubblica Amministrazione italiana, riutilizzabile da tutte le Pubbliche Amministrazioni che ne vogliano fare richiesta.

L’inserimento di questo strumento nel catalogo dell’AgID ha subito destato l’interesse di alcune amministrazioni centrali, fra cui il Ministero Economia e Finanza e il Ministero dei Beni Culturali, che hanno formalizzato la richiesta di riuso e partiranno con le attività di avviamento sperimentale.

Dati

  utenti configurati
  unità organizzative
  sedi collegate
  documenti protocollati nel 2015
  documenti/immagini acquisiti nel 2015

Data ultimo aggiornamento: 01/04/2016