Conferenza di Servizi

La Conferenza di Servizi è uno dei più efficaci strumenti di semplificazione dell’attività della Pubblica Amministrazione, finalizzato ad accelerare i tempi di conclusione del procedimento amministrativo e quindi l’emanazione del provvedimento finale.

Attraverso la convocazione di apposite riunioni collegiali, infatti, che consentono la trattazione contemporanea di uno stesso affare da parte delle amministrazioni o dei soggetti coinvolti in uno o in più procedimenti amministrativi, si realizza il coordinamento e la valutazione congiunta di tutti gli interessi pubblici in gioco, oppure l’acquisizione contestuale di tutti gli atti (autorizzazioni, licenze, permessi, nulla osta, ecc.) previsti dalla legge come propedeutici all’adozione di un provvedimento finale che si configura quindi come principale o conclusivo rispetto agli altri.

In questo contesto, il Dipartimento Infrastrutture e Mobilità della Provincia autonoma di Trento eroga un servizio centralizzato per l’organizzazione e la gestione delle Conferenze dei Servizi relative a progetti di nuove opere pubbliche, in tutti i casi in cui nelle procedure di rispettiva competenza siano coinvolte due o più strutture provinciali o amministrazioni pubbliche diverse dalla Provincia.

 

Gli obiettivi del progetto

La Provincia autonoma di Trento ha espresso la necessità di disporre di una modalità di gestione del procedimento relativo alle Conferenze di Servizi che permettesse di:

  • disporre di tutta la documentazione legata al procedimento in un’unica “area”  aggiornata parallelamente all’avanzamento del processo, in cui tutti gli attori potessero agevolmente reperire le informazioni di cui necessitano;
  • semplificare l’iter di gestione della documentazione garantendo la massima tracciabilità delle operazioni ed un’agevole ricerca degli stessi anche a Conferenza conclusa;
  • snellire  la condivisione della documentazione, dematerializzandola e garantendo un’agevole condivisione degli elaborati tecnici;
  • facilitare l’interazione tra partecipanti pre e post sedute di Conferenza mediante un canale unico e tracciabile;
  • disporre di uno strumento unico di archiviazione della documentazione prodotta in Conferenza di Servizi;
  • ottimizzare e tenere monitorati i tempi del procedimento;
  • standardizzare e rendere configurabile il processo per garantire la futura estensione ad altre tipologie di Conferenze di Servizi oltre a quelle specifiche delle opere pubbliche.         

 

Gli strumenti utilizzati

Informatica Trentina con il supporto di diversi partner tecnici ha collaborato in primis con il personale della Provincia autonoma di Trento, per l’analisi e revisione del processo e in seguito ha proposto e realizzato una soluzione fortemente integrata con gli strumenti necessari a garantire sia la semplicità di utilizzo che la certezza degli atti.

Modulo “Core” Conferenza Dei Servizi:il modulo “core” realizzato tramite l’infrastruttura EMC2 Documentum – xCP garantisce le funzionalità centrali di gestione dell’iter procedimentale, condivisione e collaborazione documentale, ricerca nell’archivio corrente e in quello storico, misurazione e reportisitica dei tempi dell’iter.

Modulo di Integrazione con il sistema di Protocollo Federato (PITre): l’integrazione con il sistema di Protocollo Federato in uso alla quasi totalità delle amministrazioni pubbliche del territorio trentino e presente nel catalogo del riuso dell’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) ha garantito alla soluzione la certezza degli atti e delle trasmissioni, la conservazione a norma dei documenti digitali e l’accesso ad una rubrica condivisa.

Modulo di Integrazione con il sistema Adobe LiveCycle:l’utilizzo della componente Adobe LiveCycle per la generazione di pdf dinamici compilati in base ai dati forniti dagli utilizzatori del modulo “core” ha favorito una gestione della domanda di indizione della Conferenza dei Servizi più semplice ed intuitiva da parte dei soggetti richiedenti e alleggerito il lavoro di supporto alla compilazione da parte dei gestori del procedimento.

Modulo di Integrazione con il sistema Autenticazione Federata:l’integrazione con il sistema di Autenticazione Federata (attualmente in fase di predisposizione) permetterà agli utenti di accedere alla soluzione tramite le stesse credenziali di accesso alla loro postazione di lavoro, garantendo quindi contestualmente semplicità e sicurezza.

Modulo di Integrazione con il sistema Firma Elettronica:l’integrazione con il sistema di firma remota e verifica della firma di Infocert permette agli utenti di poter firmare digitalmente e verificare direttamente on-line la documentazione da inviare senza doversi recare fisicamente presso gli uffici del Dipartimento Infrastrutture e Mobilità della Provincia autonoma di Trento.

Dati

Le Conferenze di Servizi che verranno attivate nell’arco temporale 2016 - 2018 si attesteranno in un numero variabile stimato fra 200 e 250 coinvolgendo complessivamente circa 150 utenti unici (dipendenti di pubbliche amministrazioni, di imprese private o liberi professionisti).Si prevede che ogni singola conferenza genererà volumi documentali pari a 3 gigabyte composti da un 95% di documentazione di tipo tecnico e da un restante 5% di documentazione di carattere amministrativo.

  Conferenze di Servizi che verranno attivate tra il 2016 e il 2018
  utenti
  gigabyte di volumi documentali cadauna

Data ultimo aggiornamento: 31/03/2016