Il Project Management nell’organizzazione
Marcello Patrese - PMP®
Trend e ApprofondimentiTREND E APPROFONDIMENTI

Premessa

Negli ultimi anni l’applicazione delle tecniche e metodiche di gestione progetti ha avuto un costante incremento e diffusione soprattutto nelle piccole e medie realtà aziendali. Di fatti il ruolo di Project Manager, con l’implicazione della metodologia organizzativa a esso legata, ha sostituito gradualmente la figura del responsabile di commessa in molte imprese, impostando di fatti un cambio di veduta nella gestione delle attività aziendali.

Il Project Management rappresenta dunque una delle metodologie per le attività manageriali in ogni organizzazione. Le tecniche di gestione di progetti sono pronte a supportare i responsabili a pianificare, gestire e controllare qualsiasi attività che coinvolga la struttura dell’impresa, tanto da rendersi indispensabili quando i margini a disposizione diminuiscono. Le teorie del Project Management sono applicabili ad un’ampia gamma di attività aziendali. Gestire un progetto non significa altro che realizzare i risultati pianificati controllandone l’evoluzione. L’introduzione dei metodi e degli strumenti di Project Management può migliorare in modo sostanziale la produttività degli individui e dei gruppi di lavoro in numerose aree di attività aziendali.

Nelle grandi aziende la necessità di pianificazione e le nuove “regole” mondiali nei rapporti fra committenza e gestori di progetti hanno dato forte impulso all’adeguamento delle tecniche di gestione, e all’introduzione di una cultura di Project Management.  Se in altre aree economiche mondiali questa metodologia è ormai consolidata e diffusa da circa 30 anni, in Italia il boom della cultura nella gestione progetti è anche legato all’introduzione delle norme ISO 9000 per la certificazione di qualità che indicano di utilizzare metodologie di pianificazione conformi alle tecniche di Project Management.

In definitiva, anche se “spinto” da norme e leggi, il Project Management ha assunto un ruolo importante nelle tecniche gestionali dei progetti aziendali sia legati alla creazione di nuovi prodotti, che alla realizzazione di infrastrutture e impianti a carattere civile e industriale. 

Sono molte le aziende, piccole e medie, che lavorano per commessa e le loro problematiche principali sono quelle di poter controllare le fasi critiche dei loro progetti e di gestire efficacemente le risorse e le loro sovrassegnazioni.

Nelle aziende così organizzate vi è una sorta di privilegio della gestione tecnica rispetto al classico controllo della gestione aziendale, e gli aspetti peculiari di questo metodo produttivo, presenti in molte realtà imprenditoriali, coinvolgono diversi comparti del mondo industriale, dal quello tecnologicamente più avanzato, a quello con metodi tecnologici stabilizzati.

Le tecniche e i metodi del Project Management sono diventati pertanto molto importanti in questi sistemi gestionali definiti “tradizionali”, cosicché è stato facile dimostrare che la gestione per progetti è diventata il “fattore di sviluppo delle capacità realizzative”.

Il Project Management

L’introduzione di tecniche che permettono di gestire queste attività risulta dunque strategicamente molto vincente per le organizzazioni che sono come delle navi che devono attraversare un mare di difficoltà per raggiungere il porto del successo. E proprio come la navigazione, cioè la gestione di una barca, può essere definito il Project Management, letteralmente Gestione del Progetto, in cui il Project Manager, cioè il responsabile del Progetto, non è altro che lo skipper della barca che ha il compito, l’obiettivo, di guidarla nel punto stabilito.

Il Project Management è quindi la metodologia, l’insieme delle tecniche e degli strumenti, che permettono di definire, pianificare, controllare e valutare un progetto. E proseguendo nell’esempio dello skipper, prima si definisce dove e come arrivare, quindi si traccia la rotta - pianificazione, poi, una volta salpati, si fa costantemente il punto della situazione - controllo, al fine di ritracciare, eventualmente, la rotta per il raggiungimento dell’obiettivo.

Più specificamente i principali vantaggi connessi ad un corretto approccio al Project Management possono essere così riassunti:

  • poter assumere impegni solo per obiettivi tecnici, di costi e di tempi definiti;
  • poter pianificare il progetto e controllarne gli stati di avanzamento in modo che gli impegni assunti siano effettivamente rispettati;
  • poter identificare nel Project Manager un unico punto d’integrazione delle responsabilità e, conseguentemente, dei risultati complessivi del progetto;
  • poter avere la certezza che le decisioni inerenti al progetto siano prese tenendo conto dell’obiettivo globale del progetto e non a beneficio di uno qualsiasi dei settori funzionali interessati.

Il governo dei progetti

Le necessità di integrare sempre più funzioni nelle attività di controllo e la correlazione con nuovi progetti concorrenti impone la definizione di un SISTEMA che determini i modi, le regole, gli strumenti, le tecniche, gli output e tutto ciò che afferisce al progetto: un METODO di controllo che deve essere distribuito nel “territorio” aziendale.

Tutto questo è in funzione del governo del progetto, che secondo il PMI – Project Management Institute®, “fornisce un metodo coerente e completo per controllare il progetto e garantirne il successo” (Guida al PMBOK® - 2008) e che offre un metodo coerente e completo per controllare il progetto e garantirne il successo. Una Governance di progetto deve adattarsi al più ampio contesto del programma o dell’organizzazione che la sponsorizza.

Il Project Management nell’organizzazione

Russell D. Archibald, uno dei padri del Project Management, nel 2005 dichiarava che le “migliori organizzazioni integreranno la gestione strategica, il Project Management e la gestione operativa con il Project Portfolio Management”.

Il termine portfolio si riferisce a un insieme di progetti o programmi e altri lavori che vengono raggruppati per facilitare la gestione efficace del lavoro complessivo, allo scopo di raggiungere gli obiettivi aziendali strategici.  Il Portfolio Management indica la gestione centralizzata di uno o più portfolio che prevede l’identificazione, l’assegnazione di priorità, l’autorizzazione, la gestione e il controllo dei progetti, dei programmi e degli altri lavori correlati per raggiungere specifici obiettivi aziendali strategici. Il Portfolio Management mira a garantire che i progetti e i programmi siano revisionati in modo da assegnare la priorità all’allocazione delle risorse, e che la gestione del portfolio sia coerente e allineata alle strategie organizzative. (rif. Guida al PMBOK® - 2008)

La gestione di portfolio e programmi sono metodi di governo delle organizzazioni:

  • il governo consiste nella creazione e nell’uso di un riferimento per allineare, organizzare, eseguire attività, in modo chiaro e sistematico, per raggiungere determinati obiettivi;
  • il governo stabilisce le regole di condotta affinché le organizzazioni realizzino gli obiettivi pianificati.

La gestione del portafoglio è fondamentale per l’implementazione di un corretto approccio ad una gestione del progetto nell’intera organizzazione. Questo permette all’impresa:

  • la focalizzazione sulla strategia di business;
  • un approccio metodologicamente guidato;
  • il miglioramento continuo;
  • la pianificazione di progetto su basi organiche e razionali.

Quindi una visione sistemica della “gestione di progetti, programmi e portafogli allineata con il raggiungimento degli obiettivi strategici” non è altro che la definizione dell’Organizational Project Management (OPM), che rappresenta bene la necessità delle organizzazioni di applicare “conoscenze, skill, tool, e tecniche alle attività ripetitive e di progetto al fine di raggiungere gli obiettivi dell’organizzazione attraverso i progetti”. (rif. PMI®)

Il concetto dell’OPM è basato sull’idea che ci sia una correlazione tra la capacità dell’organizzazione nel Project, Program e Portfolio Management e la sua efficacia di implementare le strategie.

Il grado con cui un’organizzazione realizza questo tipo di gestione progetto è riferito alla maturità dell’organizzazione nel Project Management.

Il Contesto Trentino

Nel territorio della Provincia di Trento la conoscenza, l’approccio alla gestione dei progetti non è assolutamente diffuso e spesso è più come un’applicazione in aree di nicchia senza adeguati travasi all’intero ambito territoriale.

Certamente però la consapevolezza che ciò sia una “mancanza organizzativa” che dovrebbe essere risolta è un fatto noto alle stesse organizzazioni. È necessario, quindi, creare le condizioni culturali favorevoli all’innesto di una disciplina, il Project Management, fino ad oggi “praticata” a livello puramente empirico e sensibilizzare le organizzazioni del territorio trentino diffondendo la cultura di Project Management per permettere l’introduzione nelle imprese di un modello che faciliti l’integrazione tra i sistemi di gestione delle attività di processo e quelle di progetto.  Un approccio orientato all’OPM.

Questo dovrebbe permettere una maggiore crescita e consapevolezza delle competenze delle organizzazioni e aiutare alcune imprese locali (es. settore ICT, spin-off accademici, start-up innovative…) ad acquisire progressiva autonomia nelle attività di gestione dei progetti aziendali.

Valutazioni finali

Il nuovo scenario competitivo e la relativa diminuzione dei margini in cui le aziende operano rendono indispensabile introdurre nella propria organizzazione metodologie e strumenti per la gestione per progetti. Pianificare, dirigere e controllare le attività aziendali, significa navigare con strumenti che permettono di anticipare i problemi rispetto alla navigazione a vista.

Un metodo per il controllo delle attività aziendali risulta essere il primo step per l’innovazione organizzativa delle PMI. Questi aspetti si riflettono sulla necessità di essere flessibili e pronti alle esigenze del cliente, di dover spesso dichiarare prima le proprie scadenze, di risolvere rapidamente le richieste e i problemi, di poter pianificare le commesse secondo la disponibilità di risorse, di verificare preventivamente la capacità allo svolgimento dei progetti aziendali.

Ma anche la consapevolezza che l’intera organizzazione deve essere coinvolta in quest’approccio, può diventare vincente. Infatti, le organizzazioni che hanno minore cultura di progetto non rispettano il budget del 20% e la tempificazione del 40%.

Mentre le organizzazioni che hanno un Organizational Project Management più sviluppato, ottengono migliori prestazioni (benefici) di progetto nelle seguenti aree:

  • previsioni dei costi (miglioramento delle stime del 20%);
  • previsioni di progetto (durate ridotte del 50%);
  • allocazione delle risorse (carico ridotto del 25%);
  • qualità (Costo della qualità ridotto del 10%);
  • identificazione e selezione di progetti allineati con le strategie.

(fonte PMI®)

Quindi, in conclusione, il Project Management riguarda la pianificazione, il miglioramento dell’organizzazione, il lavorare velocemente ed efficientemente, il trovare e utilizzare le best practice: non esistono organizzazioni che non possano beneficiare sistematicamente dell’adesione a questi principi e a questa “cultura”.

 

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